Er du ferdig med et kartleggingsprosjekt?

Har du fått støtte fra kartleggingsmidlene? Her er malen til kartleggingsnotat, reiseregning og utleggregning!

  • Når du er ferdig med prosjektet ditt er det normalt å skrive et kort notat fra kartleggingen.
  • For å få utbetalt støtten må du sende inn reiseregning og/eller utleggskjema til Sabima.
  • Kartleggingsmidlene dekker nødvendig utstyr, direkte utgifter eller reiseutgifter etter statens skattefrie satser for billigste reisevei.

Her finner du mal på kartleggingsnotat, reiseregning og utlegg:

1) Kartleggingsnotat

Kartleggingsnotat: Her kan du laste ned dokumentmalen som skal brukes.

  • Skriv kartleggingsnotat om resultatene i prosjektet.
  • Les rapporter fra prosjekter vi tidligere har støttet.
  • Send din ferdige rapport til even.w.hanssen@sabima.no.

2) Reiseregning  

Reiseregning: Her kan du laste ned Sabimas reiseregningsskjema.

Reiseregningsskjema skal brukes til å dokumentere reisen ved kartleggingsaktivitet.

For å gjøre dette så ryddig og effektivt som mulig vil vi klargjøre retningslinjene. Det er meget viktig at disse følges, avvik kan føre til avvisning av reiseregningen.

NB: For refusjon av utlegg som ikke er direkte tilknyttet en reise (f.eks. kjøp av utstyr og annet) benyttes skjema for utleggsrefusjon. Dette skal ikke inkluderes i reiseregningen.

1) Det skal alltid brukes reiseregningsskjema fra Sabima ved refusjon av reiseutgifter.
Se eksempelversjon på hvordan et ferdig utfylt skjema skal se ut.  

2) Reiseruten skal oppgis mest mulig nøyaktig (til/fra adresse). Ved avvik fra korteste reiserute skal dette spesifiseres med nøyaktig reiserute, jf. Skattebetalingsforskriften § 5-6-12 sjette ledd.

3) Reiseregningen skal fylles ut elektronisk, og deretter signeres. Reiseregningen signeres ved å skrive ut ferdig utfylt skjema, signere det og scanne det inn igjen. Merk at det må scannes, og ikke tas bilde av med mobiltelefon. Dette er for å sikre god nok kvalitet på dokumentet.

4) Dersom reiseregningen ikke har nok rader legger du dette til selv direkte i reiseregningsmalen.

5) Alle kvitteringer skal scannes og legges ved. Merk at utdrag fra bankkonto eller lignende ikke er å regne som kvittering (det må stå «KVITTERING» på dokumentet du mottok ved betaling). Merk at bilag må scannes, og bilde tatt med mobiltelefon aksepteres ikke. Dette er for å sikre god nok kvalitet på dokumentene.

6) Alle bilag/kvitteringer det søkes om refusjon for (utenom bompenger) skal gis et nummer. Dette nummeret skal det henvises til i selve reiseregningen.

7) Bilagene legges i korrekt rekkefølge, med reiseregningen som side 1. Dersom du ikke kan slå dem sammen navngis alle bilagene som følger «fornavn_etternavn_nummer».

8) Så sant det finnes dokumentasjon (avtaler, program fra seminarer/møter etc.) skal dette legges ved.

9) Reiseregningen med alle vedlegg sendes til even.w.hanssen@sabima.no, med kopi til adm@sabima.no.

3) Utleggsrefusjon

Utlegg: Her kan du laste ned Sabimas utleggsskjema.

Utleggsskjema skal brukes for utstyr og direkte utgifter.

  • Det skal alltid brukes utleggsskjema fra Sabima ved refusjon av utlegg.
  • Utleggsskjema skal brukes til oversikt over utlegg og må signeres av den som skal få refundert utgiftene. Utleggsskjemaet skal skriver ut etter utfylling, signeres og scannes inn igjen. Merk at det må scannes, og ikke tas bilde av med mobiltelefon. Dette er for å sikre god nok kvalitet på dokumentet.
  • Alle kvitteringer skal scannes og legges ved.
  • Se øvrige retningslinjer for billag under reiseregning.
  • Utleggsskjema med alle vedlegg sendes til even.w.hanssen@sabima.no, med kopi til adm@sabima.no.——————————————————————————————————————

Tusen takk for kartleggingsinnsatsen!

Spørsmål til artikkelen? Ta kontakt:

Even Hanssen

Botaniker og naturforvalter

Kartleggingkoordinator, botanikk og mykologi

E-post: even.w.hanssen@sabima.no

Telefon: 99 25 6120